شرح وظایف مسئول دفتر
شرح وظایف منشی، برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی فعالیت‌های مسئول مافوق، پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی و مراجعات حضوری، مکاتبات اداری، ثبت و نگهداری اسناد و مدارک دفتر و کنترل هزینه‌ها و فعالیت‌های اداری است.
شرایط احراز شغل مسئول دفتر
- تحصیلات : حداقل دیپلم
- سابقه کار: حداقل 12 ماه سابقه
- آشنایی با نرم افزار Office
- اصول و فنون مذاکره حضوری و تلفنی
- توانایی انجام فعالیت‌های اداری
- آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
مهارت‌های عمومی
- منضبط و پیگیر مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتیجه
- روابط عمومی بالا و رفتار محترمانه
- مسئولیت‌پذیری
- رازداری در فعالیت‌های اداری
- مدیریت استرس
- تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان
- آشنایی با پذیرایی و تشریفات پذیرایی
شرح وظایف
- درک خط‌مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های شرکت در رابطه با آنها
- تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی
- رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
- پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان، ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق
- ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش
- برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات، یادآوری زمان تشکیل جلسات و پیگیری جهت تحقق آن
- ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز
- آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
- دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
- تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق
- ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل،پست،پیک و …)
- کنترل منظم ایمیل شرکت و پاسخ‌گویی به آنها
- نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی
- پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق.
- پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع حضوری.
- کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر، ورودی ها وخروجی ها
- تکمیل فرم گزارش و ورد و خروج ( تایم شیت) و اعلام مسئول مافوق.
- شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل ،چاپ و … جهت انجام خدمات اداری
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
- تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
- پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته.
- دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده.
- اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
- هماهنگی قرار ملاقات های فروش
- تهیه و تولید مستندات پرسنل فروش
- بررسی صحت و کامل بودن اطلاعات مشتریان در CRM
- رضایت سنجی از مستریان و تکمیل فرم های مربوط به نظرسنجی
- محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
- هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان .
- محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و …
- رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
- و …